张凡 | 经营展会的6类风险及其管控

展览项目在经营过程中存在诸多风险。风险管控是展览主办方及其项目经理不能忽略的管理工作之一。

风险的分类

展览项目的风险有大有小，大体产生于六个方面：

01 竞争性风险 | 指不同主办方举办同主题展览所产生的竞争风险。竞争虽是市场经济产物，有助于经济发展。但优胜劣汰的竞争对于展览主办方压力巨大，存亡之忧岂可不虑。

同主题展览竞争的烈度与举办地相关。同城举办，竞争激烈。分城举办，则是吸引参展商的竞争。知名项目主办方对于新崛起且发展迅速的同主题展览，无论其是同城举办还是分城举办，都非常敏感，一般会以防堵策略应对可能产生的竞争。

02 经营性风险 | 指项目在经营过程中可能发生的风险。其中，停办展会最为严重。财务亏损难以为继、组展规模大幅低于预期，往往是导致停办的两大主因。

03 组织性风险 | 指主办方或项目团队因内部发生重大变故而导致经营工作严重受挫。如原同意联合主办项目的重要合作方，因利益冲突退出主办，致使项目因资源短缺而无法进展；又如项目经理离职，致使项目团队群龙无首，陷入困境。

04 环境性风险 | 指外部环境因素变化带来的风险。如2020-2022年国家管控疫情的政策致使线下展会多次长时间、大范围的停办；又如承办政府展项目的招投标制度，对于承办企业带来的不确定性。

05 突发事件风险 | 指突发事件对于项目经营带来的风险。如展会现场群体性冲突酿成了治安案件；又如客户通过媒体投诉主办方造成的社会舆论压力。

06 决策失误风险 | 因决策错误导致展览项目陷入严重困境，一般指新项目背离市场需求和展览业规律，致使经营困局无法摆脱。

规避风险  要有制度保障

凡事预则立，不预则废。规避风险是风险管理的基础。从管理角度，凡经预测可能产生的风险，都应采取措施提前规避。规避风险的前提是预测风险。上文所讲六方面风险都是可以预测的。

因主办方经济实力、管理能力、项目经营状况的不同，风险预测的侧重点不尽相同。总的看，新项目的风险大于、多于老项目，新公司/非知名公司的风险大于、多于老公司/知名公司。

规避风险需要制度保障。如创办新项目，决策前的可行性评估不可或缺。又如竞争性风险，须先定位竞品展会，然后制定竞争策略，包括学习对手优长。再如组织性风险，对于项目经理的选配、激励、考核要有标准，同时要及时掌握思想动态。

线下展会是人群聚集的大型活动，对于突发事件导致的风险，主办方应提前制定预案，并进行演练，以防不测。

主动应对风险  降低损失程度 

展览项目的风险随时可能发生，并不以管理者的意志为转移。

发生风险后，管理者必须主动应对，即在第一时间、以冷静态度、用积极方式处理，以求化解风险或降低风险。不能无视风险、逃避应对或被动处置。

以展会现场因知识产权投诉产生的群体性冲突为例。如事件发生，主办方负责人或项目经理须在第一时间赶赴冲突地点，立即劝止冲突，并将双方带至合适地点（离开展区，以免引起围观）。然后听取双方意见。待双方情绪趋于理智的情况下，主办方应遵循国家知识产权局颁发的《展会知识产权保护指引》表明处理纠纷的意见。而后，视双方表态提出具体处置措施（一般是被投诉的参展商暂停展出，或及时整改）。因处理知识产权投诉情况复杂，主办方应根据国家知识产权局《指引》，在展会期间邀请展会举办所在地政府的知识产权主管部门，在展会现场设立工作站，并派驻工作人员处理现场发生的知识产权投诉事件。

（本文节选于《展览项目管理》一书，但增加了内容。此书由张凡、张岚编著，华中科技大学出版社出版）