成本飙升，会展业该怎么办？“大数据”教你如何“降本增效”！

近期，美国运通全球商旅（Amex GBT）最新发布的会议行业预测报告显示，2025年会议行业前景总体乐观。但成本上升和预算紧缩的压力，仍有可能会对活动计划造成影响。相关研究显示，自2022年第四季度直至当下，成本上升一直是会议组织者所面临的最大挑战。多数受访者都表示，活动成本相对于两年前平均上升了10%-30%，特别是在酒店和场馆、餐饮、机票、陆上交通等方面。

临近年底，2024年年会季即将到来。2024年国内会议及会展市场普遍遇到了需求收缩、市场下行的困境，行业信心受到一定的影响。在这个承前启后的关键时期，年会市场反馈如何？行业企业及同仁对2025年会议市场的前景有何预期？本期专题希望通过对业界同仁的采访窥得一丝未来的“天机”。

北京微瑞思创信息科技股份有限公司董事长

大数据对于分析中国会议会展行业发展的重要性不言而喻，它如同行业的“智慧大脑”。近日，本报记者采访了北京微瑞思创信息科技股份有限公司董事长赵珩，请他以大数据为依托，对年会市场、会议会展行业的发展趋势以及企业的应对策略进行了科学预测和深入分析。

根据部分行业观察和数据，尽管部分国际组织的年会活动保持了较高的活跃度和吸引力，但是年会市场仍面临一些挑战和不确定因素，例如成本上升、人员短缺等问题可能对年会的组织和执行造成一定影响。今年的年会利润空间普遍较低，反而质量却更优质。

从客户需求能明显看出，今年的年会“内容重于形式”。很多企业会更注重年会对于向心力和企业文化的推崇。“我们能感受到四个明显的变化：一是经营模式的变化；二是空间、场景和内容三者的关系变得更加紧密；三是客户的需求定位越来越清晰，目标客群也更加细分；四是更多的客群会为了‘精神’付费，也更多地关注情绪价值。”赵珩如此阐释道。

北京微瑞思创信息科技股份有限公司通过大数据对明年会展行业的发展趋势进行了分析，其中前四个发展趋势值得特别关注。

趋势一：人工智能技术，该趋势的重要程度达19.4%。从规划、立项提案、个性化布展、市场营销到与参会者沟通，AI技术预计将影响会议会展行业的各个方面。除了AI技术之外，物联网、全息投影、增强现实和虚拟现实技术也将深入行业中，为参会者创造沉浸式体验。

趋势二：可持续性，该趋势的重要程度达17%。可持续性不仅是一个趋势，它已经成为一种必要性，影响着会议会展的组织和管理方式。

趋势三：个性化，该趋势的重要程度为17%。未来一年参会者将寻求更为个性化、参与性强、真实、触动情感的体验。

趋势四：沉浸式体验，该趋势的重要程度为13.9%。与AI和个性化相关，沉浸式体验成为影响2024年及以后会议会展行业的另一大趋势。

自2022年第四季度直至当下，成本持续上升一直是会议会展组织者所面临的最大挑战。活动成本相对于两年前平均上升了10%-30%，特别是在酒店和场馆、餐饮、机票、陆上交通等方面，办展和参展预算因此必须跟着上升。这就导致很多小型公司面临资金链断裂的风险，会议质量难以保证。另外，大多数公司控制市场风险能力不强，市场化运作的会议收入不确定性加大；会议市场的运作缺乏统一的标准和规范，导致市场竞争无序，行业形象受损，这些都不利于会议会展行业的长期发展。

赵珩表示，依据去年与今年市场的数据分析，可以从以下五大方面来重塑行业信心，推动会议市场的健康发展。

第一，加强合作与稳定关系。鼓励主办单位、会议公司和会议酒店之间建立长期稳定的合作关系，形成默契配合；通过签订合同、建立信任机制等方式，确保各方利益得到保障。

第二，降低市场化运作成本。优化会议产业链，减少中介机构，降低会议成本；提高会议公司的策划水平和资源整合能力，缩短会议筹备周期，提高效率。

第三，制定统一标准。制定会议运作的统一标准，规范市场秩序，提高行业竞争力。

第四，积极应对经济下行压力。关注经济形势变化，及时调整会议策略，降低运营风险；积极寻求政府支持，争取税收优惠、资金补贴等政策扶持。

第五，拥抱技术创新。加大技术创新投入，提升会议系统的智能化、数字化水平；与科研机构、高校等合作，共同研发新技术、新产品，推动行业创新发展。

在赵珩看来，成本管理策略是一个复杂而关键的任务，涉及多个方面和环节，主要应当从以下几个方面着手。

首先，明确会议目标与预期成果，优化会议管理。通过确定会议的规模、议程和所需的资源，根据会议目标合理匹配利用公司现有资源，有效减少成本支出；对会议时间、地点、场地、设备、餐饮类型及数量等需求进行合理选择；优化会议流程，提高会议效率，从而降低办会成本。

其次，制定成本预算计划。将各项费用如场地租赁、餐饮、设备租赁、交通、住宿等分别列出，并预估其费用，确保所有费用都有明确的来源和用途，并为项目预留一定的弹性资金，以应对突发情况。

优化采购管理也尤为重要。与供应商建立长期稳定的合作关系，确保材料的质量和价格优势。例如，与酒店、会议中心等场地供应商合作，争取更低的场地租金和餐饮费用；与设备租赁公司合作，争取更低的设备租赁费用等。定期进行市场调查，了解材料价格动态，及时调整采购策略。实行集中采购，降低采购成本，并加强库存管理，避免浪费。

与优化采购管理强关联的是创新会议形式。创新会议形式对降低差旅费用、减少会议材料费用、提高会议效率、优化会议管理等有重要作用，比如利用视频会议、网络直播等技术手段，提高组织效率，降低人力成本；全面推广无纸化会议，充分运用信息化手段，降低会议材料印刷成本。

会展企业还应引入先进的成本管理理念和工具，提高人工效率；加强员工培训，提高员工的专业技能和操作水平，降低错误率。引入先进的工作流程和工具，提高工作效率；利用信息化手段，实现成本数据的实时采集和分析，建立成本数据库，为未来的成本管理提供数据支持。

最后，会展企业要做好总结与评估，优化成本管理策略。会议结束后，对成本进行详细的评估和总结，分析各方面的成本控制效果，包括时间成本、人力成本、场地成本、物资成本等方面是否存在浪费和超支情况，以便不断优化成本控制策略；通过成本核算，了解会议成本的构成和变化趋势，为成本控制提供依据。（原标题：会议会展行业将呈现数字化、定制化发展趋势）

注：图片与本文内容无关