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对于志愿者，主办方该如何识人和用人？

来源：世展网分类：行业资讯 2023-08-30 17:56 阅读：5860

一场展览会至少要服务数十上百家展商与成千上万的观众，而大型展会更要接待数十万的展客商和观众群体。如此庞大的工作量，仅靠组委会或者主承办单位的工作人员是远远不够的，因此大多数展会都会聘用数量不等的志愿者。在志愿者的使用中如何培训、分工、管理关系着展会的服务质量和参展参会人员的体验，不同的展会主办方有着不同的使用方法和管理模式。展会志愿者数量越多，管理的难度越大；志愿者一定程度上代表了展会的门面，但是因为其“编外人员”的身份，对活动内涵和意义的理解程度较浅，在与现场客商的沟通中可能存在不到位的情况。这些问题，各个展会主办方是如何破解的？

美乐家（中国）日用品有限公司活动策划总监陈志颖

美乐家（中国）日用品有限公司活动策划总监陈志颖告诉记者，公司主办的一场参会人数超2万的会议及嘉年华，必然需要使用志愿者；根据活动的规模和复杂程度，每场活动使用的志愿者人数在80—100人不等。志愿者主要来源于学校招募，此外也有部分社会招募。

谈到志愿者的培训和管理，陈志颖表示，对于志愿者的各个岗位，公司会有详细的岗位职责要求，包括：形象、工作职责、技能要求、工作时长等等，根据职责不同有针对性地进行校招或社会招募。同时，对于有意向的志愿者会进行网络或现场面试，对符合要求的志愿者才会录用，一般会在活动进场前至少2周完成所有的招募工作。公司在确定人员后至少会统一培训2次。初次培训，让所有的人员一起了解活动的整体内容、各岗位的工作内容、职责分工、着装要求；小组长、大组长互相认识，并发放工作手册。在活动开始前3天，会以互动提问的方式再次进行培训和模拟彩排，核验培训成果。针对特殊岗位或重要岗位，会另外进行一对一的特别培训。

陈志颖告诉记者，活动的志愿者主要用于问询台服务、检票协助、场内外秩序协助、沿途指引、物资整理及发放、特殊人群的现场照顾等。“效果还是挺不错的，每次都能缓解不少的现场压力。”

展会的志愿者来源一般分为校招和社会招聘两种形式，陈志颖表示，这两种方式公司通常会兼顾使用，通过识人用人来达到最佳效果。她谈到，校招志愿者年轻有活力，接受新信息和新事物的能力强，不少志愿者英语也很不错，且愿意接受挑战；但专业技能及沟通能力需要多次磨合，面对突发状况的应对能力和灵活性略有欠缺。而对于社会招募的志愿者，公司会挑选那些具备一定的志愿者经验的人员，让他们担任一些核心岗位及组长的工作，同时会要求他们具备应对突发状况的能力并满足多岗位多专业性技能的要求。社招志愿者的缺点则是，在管理不当的时候容易出现消极怠工或不服管理的情况。

陈志颖向记者分享了他们在志愿者使用和管理上的一些经验。第一，在招募时，对于岗位职责和工作内容有明确的要求，标准的设定不能太主观性，要有能客观衡量的标准；第二，对于培训及工作流程的SOP要进行实时更新和修正；第三，对于培训的结果要有考核或抽查；第四，对于往届志愿者的人员名单和使用情况，进行实时的反馈记录，人员的留用要及时梳理、更新或替换；第五，管理架构，一般分为组员、组长、大组长，职责到人、不可随意离岗，相关时间节点或工作进展都有组长、大组长检验核实；第六，适时的进行交叉时段管理，让每个志愿者都能在有限的时间内发挥最大的作用；第七，志愿者的人数安排尽可能留有一定余地，特别是校招志愿者的突发状况较多。

本文原载于《中外会展》8月刊，

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